Illustratives Szenario · kein Kundenprojekt
Lieferantenangebote zur Prüfung vorbereiten
Ausgangssituation
Ein operatives Team erhält Lieferantenangebote per E-Mail und vergleicht sie in Tabellen.
Herausforderung
Informationen werden mehrfach übertragen. Fehlende Angaben und Freigaben müssen manuell nachverfolgt werden.
Mögliche Lösung
Ein möglicher Workflow erfasst Angebote, extrahiert relevante Angaben, prüft Daten und bereitet einen Vergleich vor. Die Machbarkeit hängt von Dokumenten und verfügbaren Schnittstellen ab.
Menschliche Kontrolle
Das Einkaufsteam prüft Quellen, klärt Ausnahmen und genehmigt Entscheidungen. Der Workflow löst keine eigenständigen Einkaufsverpflichtungen aus.
Bewertung
Für dieses Beispiel liegen keine gemessenen Ergebnisse vor. In einem realen Projekt würden Ausgangsaufwand, Vollständigkeit und Ausnahmequoten gemeinsam festgelegt und bewertet.
Eingaben und prüfbares Ergebnis
In diesem synthetischen Szenario erhält der Einkauf mehrere Angebote zur gleichen Anfrage. Eine Übersicht könnte Lieferantenreferenz, Artikel, Menge, Einheit, Währung, Preis, Lieferbedingungen und Gültigkeit mit dem Quelldokument verbinden. Fehlende Werte bleiben sichtbar offen. Das System darf sie nicht erfinden oder nicht vergleichbare Angebote als gleichwertig behandeln.
Prüfungen und Ausnahmen
Unterschiedliche Währungen, Verpackungseinheiten, Lieferbedingungen, abgelaufene Angebote und unlesbare Felder werden zur Prüfung markiert. Extrahierte Werte bleiben mit ihrer Quelle verbunden. Eine überarbeitete Fassung ist von einem Duplikat zu unterscheiden. Der Einkauf klärt Mehrdeutigkeiten und entscheidet über Rückfragen beim Lieferanten.
Wo die ERP-Verbindung ansetzt
Ein Pilot kann mit einer prüfbaren Übersicht ohne Schreibzugriff auf das ERP beginnen. Eine spätere Integration hängt von unterstützten Schnittstellen, Artikel- und Lieferantenkennungen, Berechtigungen und einer vereinbarten Testumgebung ab. Bestellerstellung und Freigabe benötigen ausdrückliche Regeln. Das Beispiel setzt weder autonome Beschaffung noch Kompatibilität mit einem bestimmten ERP voraus.
Wie ein Pilot bewertet würde
Erfassen Sie den bisherigen Vorbereitungs- und Prüfaufwand, den Anteil vollständiger Angebote und die Zahl notwendiger Korrekturen. Wiederholen Sie die Messung mit einer repräsentativen Pilotstichprobe einschließlich Ausnahmen. Menschliche Prüfung und Nacharbeit gehören zum Gesamtaufwand. Kriterien werden vorab vereinbart; dieses Beispiel behauptet keine Einsparungen oder Kundenergebnisse.
Fragen vor dem Start
Müssen wir unser ERP ersetzen?
Nicht unbedingt. Ausgangspunkt sind der bestehende Ablauf und verfügbare Schnittstellen. Ein erster Schritt kann ein prüfbares Ergebnis außerhalb des ERP sein. Eine Verbindung wird erst nach Prüfung von Kompatibilität und Berechtigungen vorgeschlagen.
Trifft KI Einkaufsentscheidungen?
In den Beispielen bleibt die Freigabe bei Ihrem Team. Vor der Umsetzung wird geklärt, was automatisch vorbereitet werden darf, welche Prüfungen erforderlich sind und welche Aktionen einen Menschen benötigen.
Was benötigen wir für das Erstgespräch?
Beschreiben Sie einen Prozess, die beteiligten Werkzeuge, das ungefähre Volumen und Verzögerungen. Synthetische Beispiele genügen zur Erklärung. Umfang, Zeitplan und Preis ergeben sich aus dem Gespräch, nicht aus einem pauschalen Versprechen.
